Sekretariat

Sekretariat

Sekretariat Dinas dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas, mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Dinas yang meliputi perumusan, pengawasan, pengendalian, pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang perencanaan, evaluasi, pelaporan, umum, kepegawaian, dan keuangan.

Sekretariat Dinas melaksanakan tugas fungsi sebagai berikut:

1. Penyiapan bahan koordinasi kegiatan dilingkungan Dinas;
2. Penyiapan bahaan koordinasi dan penyusunan rencana program dan kegiatan di lingkungan Dinas;
3. Penyiapan bahan pembinaan dan pemberian dukungan administrasi yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, hukum, keuangan, kerumahtanggaan, kerja sama, hubungan masyarakat, arsip dan dokumentasi di lingkungan Dinas;
4. Penyiapan bahan koordinasi pendataan dan informasi di lingkungan Dinas;
5. Penyiapan bahan koordinasi, pembinaan dan penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Dinas;
6. Penyiapan bahan koordinasi pelaksanaan SPIP dan pengelolaan informasi dan dokumentasi;
7. Penyiapan bahan pengelolaan barang milik/kekayaan Daerah dan pelayanan pengadaan barang/jasa di lingkungan Dinas;
8. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Sekretaris Dinas melaksanakan tugas dan fungsi sebagai berikut:

1. Menyusun rencana dan program kegiatan Sekretariat berdasarkan putusan perundang-undangan dan hasuil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. Menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
3. Membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
4. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta daklam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
5. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
6. menyiapkan konsep kebijakan Kepala Dinas dan naskah dinas yang berkaitan dengan kegiatan perencanaan, evaluasi, pelaporan, sistem informasi, keuangan, admministrasi umum, kepegawaian dan fungsi lain yang diberikan Kepala DInas
7. Mengoordinasikan dan menyiapkan konsep Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) serta perubahan anggaran sesuai ketentuan dan plafon anggaran yang ditetapkan;
8. Mengoordinasikan dan menyiapkan konsep Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja), Indikator Kinerja Utama (IKU), Perjanjian Kinerja (PK) dan jenis dokumen perencanaan lainnya sesuai dengan kententuan yang berlaku;
9. Mengoordinasikan dan menyiapkan konsep Laporan Keterangan Pertanggungjawaban konsep Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Bupati (LKPJ), Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan (LKjIP), Evaluasi Kinerja Pembangunan Daerah (EKPD), Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan (SPIP), Pengendalian Operasional Kegiatan (POK) dan jenis pelaporan lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
10. Mengelola sistem informasi dan data Dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar diperoleh efektivitasn dan efisiensi pelaksanaan kegiatan;
11. menyelenggarakan pelayanan administrasi umu, kepegawaian, keuangan, ketatalaksanaan, kehumasan, protokoler, perpustakaan, kearsipan dokumentasi, perlengkapan/ perbekalan, pengamanan kantor, kebersihan dan pertamanan, pengelolaan aset tetap dan aset tidakk cukup, serta fasilitasi kegiatan rapat dan penerimaan kunjungan tamu Dinas;
12. Mengoordinasikan rencana dan proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan Dinas sesuai dengan peraturan perundnag-undangan;
13. Mengoordinasikan dan memfasilitasi penyusunan Standart Operasional Prosedur (SOP) analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, budaya kerja, survey kepuasan masyarakat, standart pelayanan serta pengusulan formasi kebutuhan pegawai Dinas;
14. Melaksanakan pembinnaan, pengawasan, dan pengendalian fungsi-fungsi manajemen administrasi perkantoran agar terwujud pelayanan prima;
15. melaksanakan pemantuan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sejretariat dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
16. Mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanksi
17. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan tranparansi pelaksanaan kegiatan;
18. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalanan dengan lancar serta untuk menghindari penyimpanan;
19. Melaksanankan tugas kedinasan dari pemimpin sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.

Sekretaris Dinas dalam menjalankan tugas dan fungsi dibantu oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawain sebagai berikut:

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,  dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Kepala Subbagian Umum dan  Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan  sebagian tugas Sekretaris dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan dan pemberian bimbingan di bidang administrasi umum, ketatalaksanaan, kehumasan, perpustakaan, kearsipan, dokumentasi, perlengkapan, pengelolaan barang, kepegawaian, fasilitasi kegiatan analisis jabatan dan budaya kerja.

Subbagian Umum dan Kepegawaian dalam melaksanakan tugas mempunyai rincian sebagi berikut:

1. menyiapkan bahan rencana, program kegiatan serta anggaran pada Subbagian Umum dan Kepegawaian;
2. menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang umum dan kepegawaian;
3. menyiapkan bahan dan pengoordinasian pelaksanaan kebijakan teknis di bidang umum dan kepegawaian;
4. menyiapkan bahan pengelolaan ketatausahaan di lingkungan Dinas;
5. menyiapkan bahan pengelolaan kepegawaian di lingkungan Dinas;
6. menyiapkan bahan pengelolaan rumah tangga dan aset di lingkungan Dinas;
7. menyiapkan bahan kerjasama dan kehumasan di lingkungan Dinas;
8. menyiapkan bahan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi di lingkungan Dinas;
9. menyiapkan bahan pelaksanaan organisasi, hukum dan ketatalaksanaan di lingkungan Dinas;
10. menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian; dan
11. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit.

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dalam melaksanakan tugas mempunyai rincian sebagi berikut:

1. menyusun rencana dan program kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan peraturan perundang-undangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
2. menjabarkan perintah pimpinan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas berjalan efektif dan efisien;
3. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan memberikan arahan baik kompetensinya serta secara lisan maupun tertulis guna kelancaran;
4. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal maupun horizontal untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;
5. menelaah dan mengkaji peraturan perundang- undangan sesuai lingkup tugasnya sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
6. menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan, dan naskah dinas sesuai lingkup tugasnya guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
7. melaksanakan layanan kegiatan surat menyurat, perlengkapan, ketatalaksanaan, kchumasan, dokumentasi, perpustakaan, kearsipan, serta pengelolaan aset tetap dan aset tidak tetap;
8. memfasilitasi penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerja, evaluasi jabatan, budaya kerja, survey kepuasan masyarakat, standar pelayanan serta pengusulan formasi kebutuhan pegawai Dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
9. merencanakan, memproses dan melaporkan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan Dinas serta mengusulkan penghapusan aset tetap, aset tidak tetap, aset tidak berwujud dan barang persediaan sesuai dengan peraturan perundang- undangan;
10. melaksanakan koordinasi dengan unit kerja yang melaksanakan fungsi layanan pengadaan dan Lavanan Pengadaan .Secara Elektronik (LPSE) Daerah dalam rangka pengadaan barang dan jasa Dinas sesuai dengan peraturan perundang- undangan;
11. melaksanakan penatausahaan, inventarisasi, dan pelaporan aset semesteran dan tahunan untuk tertib administrasi serta melakukan pengawasan, pengendalian, pemeliharaan aset tetap dan aset tidak tetap agar dapat digunakan optimal;
12. menyiapkan bahan dan menyusun laporan bidang kepegawaian secara rutin dan berkala scrta memelihara file/dokumen kepegawaian seluruh pegawai Dinas guna terciptanya tertib administrasi kepegawaian;
13. menyiapkan bahan dan memproses usulan kenaikan pangkat, mutasi, gaji berkala, pembuatan kartu pemberhentian/pensiun, suami/isteri, tabungan asuransi pensiun (taspen), pengiriman peserta pendidikan dan pelatihan (diklat)/bimbingan teknis (bimtek), dan urusan kepegawaian lainnya;
14. menyiapkan bahan dan memproses usulan kenaikan pangkat, mutasi, gaji berkala, pembuatan kartu pemberhentian/pensiun, suami/isteri, tabungan asuransi pensiun (taspen), pengiriman peserta pendidikan dan pelatihan (diklat)/bimbingan teknis (bimtek), dan urusan kepegawaian lainnya;
15. mengoordinasikan kegiatan pengamanan kantor, kebersihan, dan pertamanan agar tercipta lingkungan kantor yang tertib, bersih, aman dan nyaman;
16. menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
17. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dengan cara mengukur pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan dan kebijakan tindak lanjut;
18. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir, pemberian penghargaan dan sanks;
19. menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan kegiatan;
20. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar kegiatan berjalan lancar serta untuk menghindari penyimpangan; dan
21. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerjanya.